Zarządzenie Nr 1006/2005

Prezydenta Miasta Jeleniej Góry

z dnia   17 marca 2005 r.

 

w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków  przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 Ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.), w związku z art. 228 i art. 242 § 1 Ustawy z dnia 14.06.1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8.01.2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ( Dz.U. Nr 5 poz. 46 ), zarządzam, co następuje:

 

                                                                        § 1

1. Prezydent Miasta przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy roboczy poniedziałek miesiąca w godzinach od 8.00 do 11.00 i od 14.00 do 16.00.

2. W imieniu Prezydenta Miasta skargi i wnioski przyjmują również Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta oraz Skarbnik Miasta.

3. W imieniu Prezydenta Miasta Kierownik Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego i Kadr przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu.

4. Naczelnicy wydziałów przyjmują skargi i wnioski w sprawie merytorycznego zakresu pracy wydziału osobiście lub przez wyznaczoną osobę w dni robocze w godzinach pracy Urzędu.

5. Kierownik Referatu Skarg i Wniosków koordynuje całość spraw związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków.

6. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

 

§ 2

1. Właściwymi do rozpatrzenia skarg i wniosków są:

1) w sprawach dotyczących Prezydenta:

  - w zakresie zadań zleconych administracji publicznej – wojewoda;   

  - w zakresie zadań własnych Miasta – Rada Miejska;

2) w sprawach dotyczących kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, w zakresie zadań własnych Miasta – Rada Miejska;

3) w sprawach dotyczących Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika Miasta oraz naczelników wydziałów, a także osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy – Prezydent Miasta;

4) w sprawach dotyczących wydziału oraz wszystkich osób w nim zatrudnionych – naczelnik wydziału.

2. Dokumentowanie rozpatrywania skarg i wniosków w wydziale należy powierzyć imiennie wyznaczonemu pracownikowi.

3. Skarga dotycząca osoby uprawnionej imiennie do wykonywania czynności określonych w pkt. 2, winna być natychmiast po zaewidencjonowaniu przekazana  bezpośredniemu przełożonemu celem rozpatrzenia.

 

§ 3

1. W czasie, o którym mowa w §1 pkt. 1 przyjmowane są osoby wcześniej zgłoszone
  i odnotowane w rejestrze zgłoszeń, prowadzonym przez Referat Skarg i Wniosków.

2. W przyjmowaniu obywateli w sprawach i przez osoby, o których mowa w § 1 pkt. 1 i 2 uczestniczy pracownik Referatu Skarg i Wniosków. Sporządza on protokół przyjęcia skargi czy wniosku lub odnotowuje w specjalnym rejestrze, treść sprawy oraz rozstrzygnięcie Prezydenta Miasta. 

3. Informacja o przyjmowaniu skarg i wniosków przez osoby, o których mowa w § 1   pkt. 1 i 2 winna być wywieszona w ogólnodostępnym miejscu w Urzędzie Miasta i w wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych mających swoją siedzibę poza Urzędem.

§ 4

1. Wszystkie skargi i wnioski, przed przystąpieniem do ich rozpatrzenia, należy zarejestrować w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Referat Skarg i Wniosków.

2. Referat Skarg i Wniosków dokonuje rejestracji skarg i wniosków oraz przekazuje je wg właściwości do załatwienia,  określając jednocześnie ostateczny  termin tej czynności.

3. Kopie wszystkich skarg i wniosków złożonych bezpośrednio w wydziale należy natychmiast przekazać do Referatu Skarg i Wniosków.  Dotyczy to również udzielonych odpowiedzi.

4. Skargi i wnioski, dla których nie można ustalić organu właściwego do ich rozpatrzenia, lub jeśli z ich treści wynika, że właściwe w sprawie są organy wymiaru sprawiedliwości przekazuje się do Referatu Skarg i Wniosków, a ten w terminie 7 dni zwraca je nadawcom z odpowiednim wyjaśnieniem.

5. Materiały prasowe i inne opublikowane wiadomości mające znamiona skargi lub wniosku są przyjmowane, rozpatrywane i załatwiane w trybie skarg i wniosków wyłącznie wtedy jeśli zostały przesłane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne.

6. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić jej przedmiotu należy od wnoszącego zażądać złożenia wyjaśnień lub uzupełnić w terminie 7 dni. Ich brak oznacza, że podmiot ten odstąpił od złożenia skargi,  wniosku. Należy ten fakt odnotować w rejestrze, o którym mowa w § 4, pkt. 1 w rubryce „uwagi”.

7. Wydział, do którego Referat Skarg i Wniosków zwrócił się o dostarczenie określonych materiałów lub wyjaśnień związanych ze skargą lub wnioskiem, winien uczynić to niezwłocznie, nie później niż w wyznaczonym przez Referat terminie.

8. Jeśli skarga czy wniosek złożone w wydziale zawierają kilka spraw, a część z nich należy do kompetencji innego wydziału, należy kopię tej skargi lub wniosku przekazać niezwłocznie do Referatu Skarg i Wniosków.

9. Zobowiązuje się osoby uczestniczące w rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków do bezwzględnego przestrzegania obowiązujących w tym względzie terminów określonych w KPA.

10. Zobowiązuje się Kierownika Referatu Skarg i Wniosków oraz naczelników wydziałów do okresowego sprawdzania stanu przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i natychmiastowego reagowania na każdą nieprawidłowość. 

 

§ 5

Nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków  sprawują:

1. nad całością – Prezydent Miasta oraz, z upoważnienia Prezydenta,  Sekretarz Miasta lub Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Kadr;

2. w stosunku do wydziału – jego naczelnik (w rozumieniu niniejszego zarządzenia funkcję naczelnika Wydziału Finansowego pełni Skarbnik Miasta).

 

§ 6

1. Naczelnicy  wydziałów  zobowiązani  są  do  dnia 31  stycznia każdego roku złożyć do Referatu Skarg i Wniosków sprawozdanie ze sposobu załatwiania skarg i wniosków w roku minionym.

2. Kierownik Referatu  Skarg i Wniosków na podstawie sprawozdań, o których mowa w pkt. 1 oraz własnej dokumentacji sporządza analizę oraz projekt  oceny  przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków do zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta.

Prezydent Miasta przekazuje informację Przewodniczącemu Rady Miejskiej. Prezydent Miasta zobowiązuje Sekretarza Miasta do omówienia powyższych materiałów z naczelnikami wydziałów.

 

§ 7

Procedury opisane w niniejszym Zarządzeniu dotyczą również miejskich jednostek organizacyjnych, przy czym:

1) Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o naczelnikach wydziałów, należy przez to rozumieć także dyrektorów (szefów), kierowników  miejskich jednostek organizacyjnych (za wyjątkiem § 2, pkt. 1, ppkt. 2).

2) Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o wydziałach, należy przez to rozumieć także miejskie jednostki organizacyjne.

 

    § 8

1. Wzór protokołu przyjęcia skargi lub wniosku stanowi zał. nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Wzór rejestru, o którym mowa w § 4. pkt. 1 stanowi zał. nr 3 do niniejszego zarządzenia.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w § 6. pkt. 1 stanowi zał. nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 9

            Traci moc Zarządzenie Nr 18/2000 Prezydenta Miasta Jeleniej Góry z dnia 28.09.2000r. w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta i w miejskich jednostkach organizacyjnych.

 

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.     

 

Prezydent Miasta Jelenia Góra 

Józef Kusiak