Lista załączników /dostępne do wglądu  w siedzibie Urzędu Miasta Jelenia Góra przy ul.Sudeckiej 29 - Wydział Gospodarki Komunalnej Zespół ds. wdrożenia projektu ISPA pokój nr 51/

Zarządzanie:

Z1 Struktura organizacyjna, podział zadań i odpowiedzialności uwzględniający realizację projektu, schemat podejmowania decyzji

Z2 Strategie (plany działania krótko, średnio i długoterminowe), w których uwzględniono realizację przedsięwzięcia objętego projektem

Z3 Wyznaczona osoba koordynująca realizację projektu

Z4 Rejestr spotkań w sprawie realizacji projektu, łącznie z rejestracją podjętych decyzji oraz trybem ich egzekwowania

Z5 Zatwierdzone i aktualizowane załączniki nr 1 – 4 do porozumienia o realizacji projektu pomiędzy NFOŚiGW a beneficjentem końcowym

Z6 Procedury postępowania w przypadku potencjalnego konfliktu interesów, w rozumieniu przepisów prawa

Z7 Instrukcja udzielania informacji i udostępniania dokumentacji

Organizacja przetargów:

P1 Doświadczenie w prowadzeniu przetargów

P2 Udokumentowana znajomość zasad prowadzenia przetargu według wymagań komisji europejskiej (świadectwa szkolenia pracowników)

P3 Wymagane instrukcje i inne dokumenty dotyczące obowiązujących procedur przetargowych

P4 Wyznaczona osoba odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji przetargowej i prowadzenie przetargu

P5 Zabezpieczone środki na organizację i przeprowadzenie przetargów

P6 Wyznaczona osoba odpowiedzialna za opracowanie kryteriów oceny ofert

P7 Ramowy regulamin pracy komisji przetargowej

P8 Procedura prowadzenia przetargu

P9 Wzór raportu oceny ofert

P10 Wymagane przepisami warunki przechowywania dokumentacji przetargowej i ofert

P11 Procedura udostępniania dokumentów związanych z przetargiem

Zawieranie kontraktów:

K1 Wzory kontraktów i warunków ich zawierania - posiadane instrukcje

K2 Wyznaczona osoba odpowiedzialna za przygotowanie kontraktów/zadań

K3 Procedura sprawdzania poprawności i kompletności kontraktów

K4 Procedura podpisywania kontraktów

K5,6 Procedura przechowywania i udostępniania zawartych kontraktów

Kontrola finansowa:

F1 Osoby odpowiedzialne za sprawy finansowe projektu

F2 Instrukcja dokonywania płatności w ramach kontraktu

F3 Obowiązek odrębnego prowadzenia rachunkowości projektu

F4 Instrukcja monitoringu kosztów nieinwestycyjnych

F5 Wzory harmonogramów płatności

F6 Wzory harmonogramów płatności

F7 Instrukcja kontroli dowodów księgowych przed dokonaniem płatności

F8 Instrukcja archiwizowania kopii raportów audytu finansowego

F9 instrukcja przechowywania dokumentacji finansowej

Monitoring i sprawozdawczość:

M1 System monitorowania realizacji projektu (istniejące bazy danych, system informatyczny)

M2 Zorganizowany system sprawozdawczości

M3 Procedura sprawdzania i zatwierdzania dokumentów

M4 Warunki umożliwiające prowadzenie kontroli terenowych przez instytucje nadzorujące

M5 Warunki umożliwiające prowadzenie kontroli terenowych przez instytucje nadzorujące

M6 Procedura działań następczych w przypadku ujawnienia nieprawidłowości

M7 Zasady prowadzenia działań informacyjnych zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej.