Czesław Wandzel 17.05.2006 10:15 wersja do wydruku

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

MIEJSKIEGO ZARZĄDU DRÓG I MOSTÓW

W JELENIEJ GÓRZE

Podstawą opracowania Regulaminu jest:

- Uchwała Nr 35/V/98 r Rady Miejskiej w Jeleniej Górze z dnia 29 grudnia 1998r. w sprawie utworzenia Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów .

- Uchwała Nr 44/VI/99r. Rady Miejskiej w Jeleniej Górze z dnia
2 lutego 1999r. w sprawie uchwalenia Statutu Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów w Jeleniej Górze.

- Uchwała nr 359/XXXII/2005 Rady Miejskiej w Jeleniej Górze z dnia 22 lutego 2005r.w sprawie zmian w Statucie Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów
w Jeleniej Górze

Regulamin określa :

Część I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Rozdział I - Nazwa, siedziba, zakres działania Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów.

Rozdział II - Cel działalności i podstawowe zadania.

Rozdział III - Gospodarka finansowa.

Część II

ZASADY ORGANIZACJI MIEJSKIEGO ZARZĄDU DRÓG I MOSTÓW .

Rozdział I - Zarząd Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów.

Rozdział II - Schemat organizacyjny Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów.

Część III

ZAKRESY DZIAŁANIA PIONÓW I DZIAŁÓW.

Rozdział I - Pion Dyrektora.

Rozdział II - Pion Zastępcy Dyrektora.

Rozdział III - Pion Głównego Księgowego.

Rozdział IV - Działy.

Cześć IV

SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DZIAŁANIA DZIAŁÓW

Rozdział I - Dział Księgowości i Administracji.

Rozdział II - Dział Planowania, Zamówień Publicznych i Inżynierii Ruchu Drogowego

Rozdział III - Dział Dróg i Mostów.

Część V

POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

Część I

POSTANOWIENIA OGÓLNE .

Rozdział I - Nazwa, siedziba, zakres działania.

§ 1.

Miejski Zarząd Dróg i Mostów w Jeleniej Górze, zwany dalej MZDiM jest zakładem budżetowym.

§ 2.

Nadzór bezpośredni nad MZDiM sprawuje Prezydent Miasta Jeleniej Góry,
a z upoważnienia Prezydenta Miasta - Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej.

§ 3.

Siedzibą MZDiM jest miasto Jelenia Góra, a obszarem działania jest sieć dróg
w granicach administracyjnych miasta Jeleniej Góry.

§ 4.

MZDiM działa na zasadach określonych w Statucie zatwierdzonym przez
Radę Miasta Jeleniej Góry.

Rozdział II - Cel działania i podstawowe zadania.

§ 1.

MZDiM jest jednostką administracji drogowej przy pomocy której Prezydent Miasta Jeleniej Góry zarządza wszystkimi drogami publicznymi w granicach administracyjnych miasta Jeleniej Góry, oraz drogami wewnętrznymi nie mającymi ustalonego zarządu.

§ 2.

Podstawowym celem działania MZDiM jest realizacja zadań związanych z budową, modernizacją, utrzymaniem i ochroną zarządzanej sieci dróg oraz zadań związanych z bezpieczeństwem i inżynierią ruchu drogowego, a w szczególności:

1. Realizacja funkcji zarządcy w zakresie: budowy, modernizacji i utrzymania bieżącego dróg wraz z infrastrukturą techniczną związaną z drogami tj. oświetleniem i kanalizacją deszczową.

2. Realizacja zadań zarządcy w zakresie: budowy, modernizacji i utrzymania obiektów inżynierskich tj. mostów, kładek i przepustów.

3. Realizacja zagadnień z zakresu inżynierii ruchu drogowego.

4. Zarządzanie i organizacja ruchu drogowego, w tym realizacja systemów sterowania tym ruchem.

§ 3.

Do zakresu działalności MZDiM należy w szczególności realizacja zadań wyszczególnionych w § 3 Statutu.

Rozdział III – Gospodarka finansowa.

§ 1.

MZDiM finansowany jest z przychodów własnych.

§ 2.

Źródłami przychodów MZDiM są:

1. Należności za pełnienie funkcji inwestora zastępczego robót inwestycyjnych liczone wskaźnikiem 2,5% wartości nadzorowanych robót od kwoty brutto.

2. Koszty nadzorów pozostałych robót (przebudowy ulic, bieżące utrzymanie, dokumentacje itp.) realizowanych na drogach i mostach miasta Jeleniej Góry, liczone wskaźnikiem 2,5% wartości nadzorowanych robót od kwoty brutto.

3. Należności za prowadzenie czynności administracyjnych wynikających z Ustawy o drogach publicznych i aktów wykonawczych do ustawy.

§ 3.

Rozchodami MZDiM są wydatki związane z:

1. Wynagrodzeniami pracowników i pochodnymi od tych wynagrodzeń.

2. Funduszem premiowym tworzonym zgodnie z Zakładowym Regulaminem Premiowania MZDiM.

3. Kosztami działalności MZDiM.

4. Kosztami utrzymania bazy.

5. Kosztami inwestycyjnymi (zakup sprzętu biurowego, wyposażenia bazy, środków transportu itp.).

§ 4.

Podstawą gospodarki finansowej MZDiM jest roczny plan finansowy obejmujący preliminarz wydatków MZDiM zatwierdzony przez Dyrektora MZDiM.

§ 5.

MZDiM posiada odrębny rachunek bankowy na który dokonywane są wpłaty przychodów określone w rozdziale III§ 2 Regulaminu.

Część II

ZASADY ORGANIZACJI MZDiM .

Rozdział I - Zarząd MZDiM.

§ 1.

Na czele MZDiM stoi Dyrektor zatrudniony przez Prezydenta Miasta
Jeleniej Góry.

Rozdział II - Schemat organizacyjny MZDiM .

§ 1.

Schemat organizacyjny MZDiM stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Część III

ZAKRES DZIAŁANIA PIONÓW I DZIAŁÓW .

Rozdział I - Pion Dyrektora MZDiM .

Dyrektorowi przysługuje prawo do podejmowania decyzji we wszystkich sprawach dotyczących działalności MZDiM.

Do zadań i obowiązków Dyrektora MZDiM należy :

1. Zarządzanie jednostką, polegające na wykonywaniu funkcji: planowania, organizowania, dysponowania i kontrolowania realizacji zadań przez odpowiedzialne komórki organizacyjne zgodnie ze Statutem MZDiM.

2. Prowadzenie odpowiedniej polityki zarządzania zapewniającej prawidłową działalność jednostki.

3. Kierowanie się przy wykonywaniu funkcji zarządzania zasadami: legalności, rzetelności, prawidłowości oraz celowości i gospodarności działania.

4. Zarządzanie MZDiM przy udziale Zastępcy i Kierowników Działów, zgodnie
z zasadą jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności.

5. Wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji oraz poleceń służbowych normujących działalność MZDiM.

6. Podejmowanie samodzielnych decyzji w sprawach działalności MZDiM.

7. Organizowanie systemu kontroli wewnętrznej.

8. Organizowanie obsługi prawnej.

9. Reprezentowanie MZDiM na zewnątrz.

10. Wykonywanie funkcji inżyniera kontraktu dla dużych inwestycji z udziałem funduszy pomocowych.

11. Czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników.

Dyrektorowi MZDiM podlega bezpośrednio :

1. Zastępca Dyrektora

2. Główny Księgowy

Rozdział II - Pion Zastępcy Dyrektora MZDiM .

Zastępca Dyrektora pełni obowiązki z pełnym zakresem uprawnień i kompetencji
w czasie nieobecności Dyrektora MZDiM, ponadto jest koordynatorem działalności w zakresie przygotowania, realizacji i odbioru robót prowadzonych na zarządzanej sieci dróg.

Odpowiada za sprawność działania podległych komórek organizacyjnych.

Zastępca Dyrektora MZDiM :

1. Nadzoruje przestrzeganie dyscypliny inwestycyjnej w zakresie realizacji robot drogowych i mostowych na sieci dróg zarządzanej przez MZDiM.

2. Koordynuje pracę podległych komórek organizacyjnych.

3. Wnioskuje do Dyrektora MZDiM w sprawach obsady kadrowej podległych sobie komórek oraz w sprawach pracowniczych i płacowych zatrudnionych w tych komórkach pracowników.

4. Opracowuje szczegółowe zakresy obowiązków dla bezpośrednio podległych pracowników.

5. Kieruje szkoleniem i doskonaleniem zawodowych pracowników pionu technicznego.

6. Uczestniczy w naradach z inwestorami i wykonawcami oraz w odbiorach ważniejszych robót na drogach i mostach zarządzanych przez MZDiM.

7. Współpracuje nad opracowaniem planów określających zadania własne MZDiM.

8. Nadzoruje, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, przygotowanie robót drogowo – mostowych.

9. Uczestniczy w pracy komisji przetargowej przy wyborze wykonawcy robót na drogach i mostach zarządzanych przez MZDiM, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

10. Nadzoruje opracowanie propozycji planów rzeczowych oraz finansowych budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg oraz obiektów mostowych.

11. Przedkłada propozycje planów rzeczowo- finansowych na sieci dróg Dyrektorowi MZDiM.

12. Bieżąco kontroluje wykonawstwo planu rzeczowo – finansowego ustalonego dla poszczególnych okresów operatywnych.

13. Czuwa nad terminowym sporządzaniem sprawozdań doraźnych i okresowych z realizacji robót na drogach i mostach zarządzanych przez MZDiM.

14. Nadzoruje sporządzanie informacji i gromadzenie danych o sieci drogowej wraz
z infrastrukturą techniczną.

15. Nadzoruje pracę inspektorów nadzoru technicznego wykonawstwa robot prowadzonych na drogach i mostach objętych zarządem MZDiM.

16. Czuwa nad stosowaniem przez personel inżynieryjno - techniczny przepisów prawa budowlanego.

17. Nadzoruje przygotowanie terenów oraz nieruchomości do wywłaszczenia pod planowane inwestycje i modernizacje dróg.

18. Czuwa nad prawidłowym i pełnym wykonywaniem obowiązków przez pracowników pionu technicznego, stosując system nagród i kar przewidzianych Zakładowym Regulaminem Premiowania MZDiM.

19. Reprezentuje MZDiM na zewnątrz w ramach upoważnienia Dyrektora.

Zastępcy Dyrektora MZDiM podlegają bezpośrednio :

1. Dział Dróg i Mostów

2. Dział Planowania , Zamówień Publicznych i Inżynierii Ruchu Drogowego.

Rozdział III - Pion Głównego Księgowego MZDiM.

Główny Księgowy odpowiada za całokształt zagadnień rachunkowości i finansowania MZDiM, za sprawy ekonomiki i planowania finansowego oraz zabezpieczenia mienia w myśl przepisów Ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 15 z 2003r.) z późniejszymi zmianami.

Do zadań Głównego Księgowego MZDiM należy prowadzenie spraw :

- finansowych,

- kadrowych,

- administracyjnych,

a w szczególności:

1. Prawidłowe planowanie, koordynacja i nadzór nad całokształtem finansowania zadań realizowanych przez MZDiM.

2. Nadzór i koordynacja prac w zakresie opracowywania sprawozdawczości statystycznej i informacyjnej z działalności finansowej MZDiM.

3. Nadzór nad opracowywaniem planów MZDiM.

4. Nadzór nad przestrzeganiem limitów zatrudnienia, funduszu płac i godzin nadliczbowych.

5. Czuwanie nad bieżącą kontrolą dokumentacji płacowej i płac oraz absencji chorobowej.

6. Zabezpieczenie i nadzór archiwizowania akt MZDiM.

7. Nadzór prowadzenia ewidencji i zbiorów aktów normatywnych, zarządzeń jednostki nadrzędnej oraz aktów prawnych MZDiM.

8. Nadzór nad prawidłowym ruchem i obrotem składnikami majątkowymi MZDiM.

9. Współpraca ze służbami finansowymi administracji samorządowej.

10. Prowadzenie rachunkowości MZDiM w sposób zapewniający ochronę mienia, kontrolę wykonania zadań planowych, a w szczególności:

- zorganizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania obiegu i kontroli dokumentów,

- bieżące prowadzenie księgowości, sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej,

- należyte zabezpieczenie i przechowywanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,

- nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne, sprawowanie kontroli nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków przez pracowników pionu księgowości.

11. Zorganizowanie i doskonalenie systemu wewnętrznej informacji finansowej MZDiM, przy współudziale Działu Planowania i Zamówień Publicznych .

12. Prowadzenie gospodarki finansowej MZDiM zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegającymi na:

- przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnieniu należytej ochrony wartości pieniężnych,

- zapewnieniu prawidłowości pod względem finansowym umów zawieranych przez MZDiM,

- zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

- prawidłowym dysponowaniu środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych.

13. Przestrzeganie obowiązkowych przepisów dotyczących w szczególności:

- ustalania i opłacania podatków oraz innych świadczeń,

- wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników,

- pokrywania kosztów i wydatków z właściwych środków.

14. Opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych MZDiM i dokonywanie ich analiz.

15. Opracowanie projektu rocznego planu finansowego MZDiM w porozumieniu ze Skarbnikiem Urzędu Miasta Jeleniej Góry .

16. Opracowywanie szczegółowych zakresów obowiązków dla podległych pracowników.

17. Inspirowanie działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych podległych pracowników.

18. Egzekwowanie przestrzegania dyscypliny pracy i pełnego wykonywania obowiązków przez pracowników pionu księgowości, przy zastosowaniu systemu nagród i kar przewidzianych Zakładowym Regulaminem Premiowania MZDiM.

19. Reprezentacja MZDiM na zewnątrz w ramach otrzymanego pełnomocnictwa od Dyrektora, w sprawach dotyczących działalności finansowo – księgowej.

Głównemu Księgowemu MZDiM bezpośrednio podlegają:

1. Specjalista ds. Personalnych, kadr i administracji.

2. Sprzątaczka.

Współpracuje z obsługą prawną MZDiM.

Rozdział IV - Działy

W strukturze organizacyjnej MZDiM przewiduje się funkcjonowanie następujących komórek organizacyjnych:

- Działu Planowania, Zamówień Publicznych i Inżynierii Ruchu Drogowego

- Działu Dróg i Mostów,

- Działu Księgowości i Administracji.

Część IV

SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DZIAŁANIA DZIAŁÓW

A. Organizacja strukturalna MZDiM .

Organizację wewnętrzną stanowią:

1. Działy organizacyjne w formie komórek lub samodzielnych stanowisk, obejmującej zespół zagadnień stanowiących wycinek działalności MZDiM.

2. Na czele działu stoi Kierownik.

B. Odpowiedzialność Kierowników Działów.

Kierownicy Działów odpowiedzialni są za:

1. Przygotowanie projektów zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności podległych pracowników.

2. Prawidłowy rozdział pracy pomiędzy podległych pracowników.

3. Współpracę z innymi służbami dla wykonania powierzonych obowiązków.

4. Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy przez podległych pracowników oraz przepisów o przestrzeganiu tajemnicy państwowej i służbowej.

5. Przestrzeganie przepisów BHP i P. poż. na podległych stanowiskach pracy.

6. Ochronę powierzonego mienia przed kradzieżą, marnotrawstwem
i zniszczeniem.

7. Nadzór nad terminowym wykonywaniem zadań przez podległych pracowników i prawidłowym załatwianiem spraw.

8. Udzielanie wytycznych wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej.

9. Bieżące śledzenie i studiowanie obowiązujących przepisów i norm, dotyczących zagadnień realizowanych przez komórkę organizacyjną oraz wyjaśnianie i informowanie w tym zakresie podległych pracowników.

10. Rozpatrywanie korespondencji i spraw kierowanych do komórki organizacyjnej wraz z udzielaniem wytycznych co do sposobu ich załatwiania oraz bieżący nadzór nad terminowym zakończeniem prowadzonych spraw.

11. Sprawowanie kontroli i odpowiedzialność za obieg dokumentów oraz zgodność wykazywanych w nich danych z stanem faktycznym.

12. Przygotowywanie odpowiedzi na sprawy prowadzone przez pracowników komórki organizacyjnej oraz opracowywanie projektów wystąpień Dyrektora MZDiM do jednostek nadrzędnych w sprawach związanych merytorycznie z działalnością komórki.

13. Czuwanie nad terminowym sporządzaniem sprawozdań oraz wnikliwą ich analizą pod względem formalnym i merytorycznym.

14. Sporządzanie planów urlopów dla podległych pracowników i organizację zastępstw zabezpieczających wykonanie zadań.

15. Współpracę z obsługą prawną MZDiM przy opracowywaniu umów i innych aktów o charakterze prawnym.

16. Wnioskowanie do Dyrektora MZDiM w sprawie premii i nagród, a także kar w odniesieniu do podległych pracowników.

17. Wykonywanie innych prac na polecenie Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora MZDiM.

C. Obowiązki pracowników MZDiM .

Do obowiązków wszystkich pracowników MZDiM należy:

1. Wykonywanie poleceń swoich przełożonych w sposób sumienny i wnikliwy.

2. Organizowanie pracy w sposób zabezpieczający prawidłowe i terminowe wykonywanie powierzonych obowiązków.

3. Przestrzeganie przepisów o tajemnicy państwowej i służbowej.

4. Znajomość i stałe śledzenie wszystkich obowiązujących przepisów prawnych, instrukcji i zarządzeń, dotyczących powierzonego zakresu pracy.

5. Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych .

6. Przestrzeganie dyscypliny pracy.

7. Informowanie swoich przełożonych o postępie i wynikach pracy, napotykanych trudnościach oraz podjętych środkach.

8. Opracowywanie korespondencji dotyczącej powierzonego zakresu obowiązków .

9. Właściwe zabezpieczenie powierzonego mienia przed zniszczeniem i kradzieżą.

10. Należyta znajomość i przestrzeganie przepisów dotyczących BHP i P.poż.

11. Właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów.

12. Przestrzeganie zasad obiegu dokumentów w MZDiM.

13. Zachowanie kultury miejsca pracy.

14. Szybkie, uprzejme i rzetelne załatwianie interesantów.

15. Wykonywanie innych prac zaleconych przez przełożonego.

¨ Rozdział I - Dział Księgowości i Administracji .

Na czele Działu stoi Główny Księgowy MZDiM.

Do podstawowych zadań Działu należy:

W zakresie spraw finansowych :

1. Rozliczanie kosztów robót na drogach i mostach na podstawie faktur wykonawców, zweryfikowanych i potwierdzonych przez inspektorów nadzoru.

2. Prowadzenie rozliczeń zaliczek z funduszu Phare CBC na obwodnicy m. Jeleniej Góry.

3. Prowadzenie całokształtu zagadnień związanych z operacjami bankowymi, realizacją zobowiązań wobec banku i dostawców.

4. Rozliczanie zaliczek na działalność MZDiM pozyskiwanych z administracji samorządowej.

5. Rozliczanie zaliczek pozyskiwanych w drodze subwencji celowych.

6. Prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z obowiązującymi przepisami:

- pobieranie opłat za zajęcie pasa drogowego na cele: reklam, obiektów handlowych, robót interwencyjnych,

- bieżąca kontrola uiszczania opłat za zajęcie pasa drogowego na inne cele niż komunikacyjne i egzekucja terminów wnoszenia tych opłat ,

- pobieranie opłat karbowych,

- obsługa kont bankowych,

- rozliczanie gotówkowe rachunków związanych z bieżącą działalnością MZDiM jak: paliwo do pojazdów służbowych, rozliczanie delegacji, pensje pracownicze, zakupy materiałów biurowych itp.

- przyjmowanie wpłat wadium i opłat za dokumentację przetargową.

7. Sporządzanie inkasowych zadań zapłaty, poleceń przelewów, wystawianie czeków i przedkładanie ich osobom uprawnionym do podpisu.

8. Kontrola obrotu gotówkowego oraz podpisywanie dokumentów kasowych.

9. Terminowe dokonywanie przelewów bankowych, wpłat i wypłat zgodnie z zawartymi umowami.

10. Dokonywanie odmów akceptu na podstawie opinii inspektorów nadzoru, kierowników komórek organizacyjnych bądź kierownictwa MZDiM.

11. Prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych.

12. Przygotowywanie danych do planowania.

W zakresie księgowości :

1. Prowadzenie księgowości zgodnie z branżowym planem kont syntetycznych i analitycznych.

2. Objęcie zapisami księgowymi wszystkich operacji dokonywanych przez MZDiM.

3. Prowadzenie ewidencji rozliczania materiałów i przedmiotów nietrwałych
w użytkowaniu.

4. Prowadzenie ewidencji wszystkich rozliczeń finansowych, w tym:

- ewidencji i rozliczeń inwestycji,

- ewidencji i rozliczeń remontów.

5. Prowadzenie ewidencji analitycznych kosztów.

6. Sporządzanie sprawozdań finansowych i statystycznych w obowiązujących terminach.

7. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z rachubą płac kadry MZDiM oraz personelu obsługi.

8. Dostarczanie kierownictwu MZDiM niezbędnych informacji ekonomicznych.

9. Wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora MZDiM.

W zakresie kadr:

1. Kontrola realizacji zarządzeń wewnętrznych Dyrektora MZDiM.

2. Przygotowywanie dla Dyrektora MZDiM zarządzeń, postanowień, instrukcji i regulaminów normujących pracę jednostki.

3. Prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników MZDiM.

4. Tworzenie systemów premiowania, awansowania oraz form wyróżnień pracowników.

5. Prowadzenie obowiązującej ewidencji, statystyki i sprawozdawczości dotyczącej spraw pracowniczych.

6. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i zasad etyki zawodowej oraz wnioskowanie w tych kwestiach do Dyrektora MZDiM.

7. Badanie stanu i stopnia wykorzystania kwalifikacji pracowników, inspirowanie metod dokształcania się i doskonalenia kadry MZDiM.

8. Zapewnienie pracownikom podnoszącym kwalifikację warunków zagwarantowanych umową.

W zakresie spraw administracyjnych:

1. Zarządzanie nieruchomościami, inwentarzem biurowym i administracyjnym MZDiM.

2. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania wraz z ich rozprowadzeniem .

3. Składanie zamówień i realizacja zakupów środków trwałych i przedmiotów nietrwałych dla potrzeb MZDiM.

4. Prowadzenie ewidencji przedmiotów materiałowych w użytkowaniu zgodnie z instrukcją ewidencji i gospodarowania tymi przedmiotami.

5. Zabezpieczenie łączności telefonicznej i rozliczanie opłat za w/w usługi.

6. Zamawiania pieczątek dla potrzeb MZDiM.

7. Prenumerata wydawnictw urzędowych, czasopism i zakup wydawnictw fachowych dla potrzeb MZDiM.

8. Zabezpieczanie poprzez służbę obsługi: czystości i porządku pomieszczeń biurowych i przyległego terenu oraz odpowiedniej konserwacji i napraw sprzętu biurowego.

9. Organizacja zabezpieczenia bazy MZDiM.

10. Dokonywanie okresowych ocen oraz analiz stanu B.H.P oraz P.poż na terenie jednostki, nadzór nad wyposażeniem i konserwacją sprzętu i urządzeń P.poż.

11. Udział w ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

12. Organizacja szkoleń w zakresie B.H.P i P.poż pracowników MZDiM.

Sekretariat .

Do podstawowych zadań pracownika sekretariatu należy :

1. Obsługa biurowa Dyrektora i Zastępcy Dyrektora MZDiM:

- obsługa centrali telefonicznej oraz faksu w jednostce,

- maszynopisanie, kserowanie pism, wyposażenie w akcesoria biurowe,

- przyjmowanie interesantów i ich kierowanie do komórek organizacyjnych MZDiM dla merytorycznego załatwienia sprawy.

2. Przyjmowanie i wysyłka korespondencji MZDiM :

- prowadzenie książki rejestru pism przychodzących i wychodzących ,

- codzienne przygotowywanie „poczty” do akceptacji Dyrektora bądź
Zastępcy Dyrektora MZDiM,

- rozdział korespondencji na komórki organizacyjne jednostki, zgodnie z dyspozycją Dyrektora bądź Zastępcy Dyrektora MZDiM.

3. Przechowywanie i użytkowanie pieczęci MZDiM oraz Dyrektora zgodnie z zasadami ustalonymi w Regulaminie Organizacyjnym MZDiM.

4. Prowadzenie list obecności pracowników MZDiM.

5. Rozdział prasy i literatury fachowej na komórki organizacyjne jednostki.

6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora MZDiM .

¨ Rozdział II - Dział Planowania , Zamówień Publicznych i Inżynierii Ruchu Drogowego

Na czele Działu stoi Kierownik.

Do zadań Działu należy:

¨ W zakresie planowania i zamówień publicznych:

1. Opracowywanie projektów rocznych planów finansowo – rzeczowych na drogach i mostach w porozumieniu z Wydziałem Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Jeleniej Góry oraz Dyrektorem MZDiM.

2. Bieżąca analiza realizacji planów finansowo – rzeczowych w oparciu o sieć komputerową i opracowane w tym zakresie programy.

3. Przygotowywanie dokumentacji przetargowej na zadania objęte planem robót na drogach zarządzanych przez MZDiM

4. Przygotowania wspólnie z Działem Dróg i Mostów materiałów przetargowych na opracowania dokumentacji budowlanych i kosztorysowych na zadania inwestycyjne
i remontowe na drogach i mostach, podlegające procedurze przetargowej zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych

5. Organizacja i prowadzenie dokumentacji w części dotyczącej przetargów publicznych na roboty realizowane na sieci drogowej zarządzanej przez MZDiM w zakresie:

- obsługi pracy komisji przetargowej z prowadzeniem dokumentacji postępowania przetargowego,

- przygotowania umowy z wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu publicznego.

7. Zamieszczanie ogłoszeń o przetargach w biuletynie zamówień publicznych lub innych publikatorach, zgodnie z procedurą wg Ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. Prowadzenie dokumentacji przetargowej i jej archiwizacja.

9. Przedkładanie umów z wykonawcami do podpisu przez upoważnione osoby.

¨ W zakresie Inżynierii Ruchu Drogowego:

1. Nadzór nad funkcjonowaniem sygnalizacji świetlnej na sieci dróg zarządzanych przez MZDiM.

2. Nadzór prac projektowych budowy nowych sygnalizacji świetlnych.

3. Opiniowanie projektów zmian organizacji ruchu drogowego.

4. Nadzór nad oznakowaniem pionowym i poziomym dróg zarządzanych przez MZDiM.

5. Typowanie prac interwencyjnych w zakresie oznakowania i urządzeń b.r.d.

6. Naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego.

7. Opiniowanie projektów zabezpieczeń robót w pasie drogowym i bieżąca kontrola stanu tego zabezpieczenia.

8. Działanie na rzecz bezpieczeństwa ruchu drogowego.

9. Obsługa przejazdów nienormatywnych.

10. Wydawanie zezwoleń na wyłączanie z ruchu dróg w celu organizacji imprez na drogach publicznych ( rajdy samochodowe, wyścigi kolarskie, zawody sportowe).

11. Wydawanie zgody na umieszczanie w pasie drogowym informacji drogowskazowej, turystycznej, reklamowej i usługowej ( po zatwierdzeniu projektu przez architekta ).

12. Pobieranie opłat za reklamy i obiekty handlowe usytuowane w pasie drogowym lub w pobliżu tego pasa, zgodnie z obowiązującymi w tej kwestii przepisami.

13. Inwentaryzacja oznakowania poziomego i pionowego.

14. Nadzór nad badaniami ruchu drogowego i jego oddziaływania na środowisko.

15. Prowadzenie spraw i nadzorowanie strefy płatnego parkowania.

16. Prowadzenie sekretariatu dla zarządzającego ruchem.

¨ W zakresie spraw prawnych :

1. Współpraca z obsługą prawną MZDiM w zakresie: wydawania opinii i porad prawnych

2. Kompletowanie zbioru przepisów prawnych.

¨ Rozdział III - Dział Dróg i Mostów .

Na czele Działu stoi Zastępca Dyrektora.

Do podstawowych zadań Działu należy :

1. Nadzór nad przygotowaniem dokumentacji technicznej i kosztorysowej na zadania

remontowe realizowane na sieci dróg MZDiM.

2. Samodzielne opracowywanie uproszczonej dokumentacji technicznej i kosztorysowej (kalkulacyjnej) dla potrzeb planistycznych i przetargowych.

3. Gromadzenie dokumentacji projektowej oraz innej w celu uzyskania zezwoleń na budowę.

4. Nadzór budowlany nad wykonawstwem prac drogowych i mostowych w zakresie robót modernizacyjnych i remontowych.

5. Odbiory techniczne prac drogowych i mostowych.

6. Planowanie i koordynacja bieżącego oraz zimowego i letniego utrzymania dróg.

7. Planowanie i koordynacja utrzymania zieleni w pasie drogowym.

8. Prowadzenie spraw porządkowych na drogach, chodnikach i placach.

9. Typowanie prac interwencyjnych w zakresie nawierzchni, chodników i urządzeń infrastruktury technicznej zlokalizowanej w pasie drogowym.

10. Przygotowywanie decyzji w sprawie ochrony dróg i mostów.

11. Weryfikacja faktur za roboty drogowe i mostowe.

12. Ewidencja dróg i gospodarka gruntami w pasie drogowym.

13. Kontrola stanu technicznego dróg i mostów.

14. Ewidencja mostów i przepustów drogowych.

15. Planowanie i koordynacja bieżącego utrzymania mostów, estakad oraz wiaduktów drogowych.

16. Typowanie prac interwencyjnych na mostach w zakresie uszkodzeń nawierzchni, płyty chodnikowej, barier zabezpieczających.

17. Nadzór nad opracowaniami analiz technicznych i ekspertyz w zakresie stanu mostów w przypadku zagrożeń bezpieczeństwa ruchu drogowego.

18. Opracowywanie informacji o stanie dróg, mostów, estakad i wiaduktów drogowych dla potrzeb Urzędu Miasta w Jeleniej Górze oraz lokalnych mas – mediów.

19. Zarządzanie pasem drogowym i koordynacja robót w pasie drogowym.

20. Prowadzenie spraw oświetlenia ulic i placów oraz odwodnienia pasa drogowego.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE .

A. Przepisy porządkowe.

1. Każdy nowo przyjmowany pracownik winien być przez swojego przełożonego wprowadzony w obowiązki służbowe oraz przeszkolony w zakresie B.H.P i P.poż.
na swoim stanowisku pracy.

2. Dokumenty służbowe winny być po zakończeniu pracy zabezpieczone, a pieczęcie MZDiM oraz pieczątki imienne zabezpieczone pod zamknięciem.

3. Doręczony pracownikowi zakres czynności i obowiązków winien być przez niego przyjęty, a fakt przyjęcia potwierdzony jego podpisem.

4. Pracownik zobowiązany jest zapoznać się z Zakładowym Regulaminem Premiowania MZDiM.

5. Zakazuje się przebywania pracowników i osób towarzyszących w siedzibie MZDiM poza godzinami pracy, bez zgody Dyrektora MZDiM.

6. Wykorzystanie samochodu służbowego przez pracownika powinno być uzgodnione z Dyrektorem MZDiM.

B. Udzielanie informacji.

1. Do udzielania informacji: prasie, radiu i telewizji w zakresie działania MZDiM, upoważnieni są :

- Dyrektor MZDiM.

- Zastępca Dyrektora MZDiM w zakresie zadań rzeczowych , technologii robot
i terminów ich realizacji.

Przy udzielaniu informacji obowiązujące są przepisy o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej.

2. Pisemnych odpowiedzi na artykuły prasowe udziela wyłącznie Dyrektor MZDiM.

3. Do udzielania informacji dotyczących przetargów publicznych upoważniony jest Zastępca Dyrektora MZDiM oraz Kierownik Działu Planowania i Zamówień Publicznych.

C. Obieg dokumentów.

1. Do odbioru pism urzędowych z sekretariatu upoważnieni są Kierownicy Działów wg właściwości, zgodnie z dyspozycją Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora MZDiM, co potwierdzają podpisem w księdze korespondencji.

2. Kierownicy Działu dokonują przydziału zadań wynikających z pism urzędowych, podległym pracownikom.

3. Projekt odpowiedzi bądź decyzji w sprawie, przygotowuje Kierownik Działu, co potwierdza podpisem i imienną pieczęcią na kopii odpowiedzi.

4. Pisma wychodzące na zewnątrz podpisuje Dyrektor lub Zastępca Dyrektora MZDiM, względnie Kierownik Działu po uzyskaniu zgody Dyrektora MZDiM.

5. Umowy cywilno – prawne podpisuje Dyrektor lub w razie jego nieobecności Zastępca Dyrektora oraz Główny Księgowy MZDiM.

Dyrektor MZDiM może zażądać dodatkowej akceptacji treści umowy przez obsługę prawną MZDiM.

6. Każde pismo, umowa lub inny dokument wychodzący z MZDiM musi posiadać numer korespondencyjny, zgodnie z wpisem do Księgi pism wychodzących, prowadzonej przez sekretariat jednostki.

7. Osoby przygotowujące odpowiedzi na sprawy wnoszone do MZDiM, zobowiązane są przestrzegać terminów wynikających z k.p.a.

8. W przypadku potrzeby uzgodnienia trybu postępowania przy udzielaniu odpowiedzi , przełożony kierujący sprawę do rozpatrzenia, składa pisemną deklarację o symbolu „p.m.”.

9. Kopie decyzji, umów i pism wychodzących, przechowywane są w segregatorach dobranych tematycznie do prowadzonych spraw przez Kierownika Działu i opatrzonych symbolami Działu.

10. Ustala się następujące symbole stosowane w oznaczaniu spraw i pism wychodzących:

- MZDiM - dla korespondencji ogólnej, umów i decyzji podpisywanych przez

Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora MZDiM.

- K i A - dla korespondencji Działu Księgowości i Administracji.

- P i ZP - dla korespondencji Działu Planowania i Zamówień Publicznych.

- D i M - dla korespondencji Działu Dróg i Mostów.

- IRD - dla korespondencji Inżynierii Ruchu Drogowego.

D. Użycie pieczęci.

1. W użytkowaniu MZDiM stosowane są następujące pieczątki :

- „nagłówkowa z nr (1)” - dla Działu Księgowości i Administracji”

- „nagłówkowa z nr (2)” - dla Działu Planowania i Zamówień Publicznych,

- „nagłówkowa z nr (3,5,6)” - dla Działu Dróg i Mostów,

- „nagłówkowa z nr (4)” - dla sekretariatu,

- „bankowa” z nazwą i adresem MZDiM,

- „pieczątki imienne kierownictwa MZDiM” - dla Dyrektora, Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego - zawierające w treści :

- stanowisko służbowe

- tytuł naukowy

- imię i nazwisko

- „pieczątki imienne Kierowników Działów” - zwierające w treści :

- stanowisko służbowe

- tytuł naukowy

- imię i nazwisko

- „pieczątki imienne Inspektorów Nadzoru” - zawierające w treści :

- stanowisko służbowe

- tytuł naukowy

- imię i nazwisko

- inne pieczątki związane z działalnością MZDiM.

2. Wszystkie pieczątki będące w użytkowaniu podlegają zarejestrowaniu w rejestrze pieczątek MZDiM zawierającym rubryki :

- Liczbę porządkową,

- Wzór ( odcisk) pieczątki ,

- Datę wykonania pieczątki ,

- Datę wydania pieczątki z podpisem pobierającego,

- Datę zlikwidowania pieczątki.

3. Pieczątką nagłówkową, imienną Dyrektora i Zastępcy Dyrektora MZDiM dysponuje sekretariat, natomiast pieczątkami Działów i imiennymi – Kierownicy Działów wg właściwości.

4. Pieczątki imienne Inspektorów Nadzoru pozostają w dyspozycji zainteresowanych i wykorzystywane są przez nich w realizacji zadań służbowych : wpisy do dziennika budowy ,dokumentacji budowy, potwierdzenia wystawionych faktur i ich weryfikacji, protokoły odbioru robót itp.

E. Uwagi końcowe .

1. Regulamin organizacyjny określa zasady funkcjonowania MZDiM i podstawowe ramy podziału obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy.